Onze website maakt gebruik van cookies. Deze hebben wij volledig geanonimiseerd. Door verder gebruik te maken van deze website ga je hiermee akkoord. Lees meer.
Sluit
 

Vacatures Secretarieel

 

Online inschrijven


 

Directiesecretaresse

17-01-2019
Deze vacature is reeds vervuld.
Type:Tijdelijke baan
Uren:32
Looptijd:Maart tm juli 2019
Plaats:Leiden
Bedrijfsprofiel:Internationale organisatie
Vestiging:Uitzendbureau Leiden
Functieomschrijving
I.v.m. het zwangerschapsverlof van één van de directiesecretaresses, zijn wij op zoek naar een ervaren vervang(st)er voor een periode van 4,5 tot 5 maanden. Het is een functie voor bij voorkeur 40 uur per week, 32 uur is eventueel bespreekbaar.
In deze rol ondersteun je 3 managementleden en heb je drie hoofdtaken.

Managementondersteuning:
  • agendabeheer van 3 personen
  • verzorgen van de inkomende en uitgaande correspondentie (mail/telefoon)
  • voorbereiden, organiseren en notuleren van verschillende overleggen
  • optellen van rapportages
  • overige standaard secretariële taken.

Organiseren van reizen;
  • boeken van reizen voor management en andere collega’s van het kantoor in Leiden.
Het gaat om complexe reizen (verschillende routes en vormen van vervoer, veel ad hoc), daarom zoeken wij iemand die hier al ervaring in heeft en het leuk vindt om te puzzelen met data, prijzen ed., om zo de meest ideale reizen samen te stellen.

Ondersteuning op het gebied van sales;
  • verzorgen van de intakes van potentiële klanten (formulieren verzamelen en controleren)
  • voorzitten van besprekingen met afd. sales en uitwerken van notulen
  • bewaken van deadlines (o.a. ter opvolging van de besprekingen)
Voor dit onderdeel is het o.a. belangrijk dat je, ondanks de complexe materie, de kern uit het verhaal kunt halen en dit vertaalt naar bruikbare notulen en actiepunten.
Vereisten
Onze opdrachtgever is op zoek naar een kandidaat die beschikbaar is vanaf maart tot eind juli 2019.

  • Minimaal MBO+ werk- en denkniveau
  • Recente aansluitende werkervaring in een ondersteunende rol als bijvoorbeeld management assistente, PA, directie secretaresse
  • Ruime ervaring met het boeken van (complexe) reizen
  • Zeer goede communicatieve vaardigheden, zowel in het Nederlands als in het Engels, in woord en geschrift
  • Goede kennis van MS Office (met name Word, Excel en Outlook)
  • Aanpakkersmentaliteit
  • Pro actief
  • Zelfstandig
 
 

Laatst bekeken