De organisatie is verdeeld over verschillende locaties en jij zult op twee locaties de werkzaamheden uitvoeren. Het team dat je gaat aansturen telt in totaal 4 personen. Aan jou de taak om alles goed te regelen en te structureren.
Wat je zoal gaat doen als Secretaresse met leidinggevende ervaring:
- Je ondersteunt de directie: agendabeheer, notuleren van de vergaderingen (in het Engels), ontvangen van bezoekers
- Verantwoordelijk voor het verdelen van de taken en zorgen dat alles op tijd wordt uitgevoerd. Denk hierbij aan catering en lunches regelen, ondersteuning geven bij de organisatie van bijeenkomsten of zakenreizen, voorraadbeheer en het verzorgen van de bestellingen, in- en uitgaande post, beheren van de mailboxen
- Doel is om de teams zo zelfstandig mogelijk te maken. Dit doe je door structuur aan te brengen in de diverse werkzaamheden en dit vast te leggen in processen
- Zodra de functie echt staat zul je ook de facturatie op pakken en de verwerking van de onkostendeclaraties