Voor een non-profitorganisatie in de regio Leiden zoeken wij een enthousiaste, ondernemende collega die wil groeien in de rol van Management Assistent. Het gaat om een afwisselende functie met uitzicht op vast dienstverband. Onze opdrachtgever is op zoek naar een kandidaat die van afwisseling houdt, waarbij niet op de eerste plaats wordt gekeken naar of je ervaring hebt als Management Assistent (je hoeft het woord 'secretaresse' niet eens op je cv te hebben), maar meer naar hoe vlot iemand meedenkt en bij verandering ook collega's meekrijgt in het proces. Uiteraard heb je dan tot op zekere hoogte ervaring met afwisselende kantoorwerkzaamheden (in ieder geval correspondentie en administratieve taken). Heb jij bijvoorbeeld gewerkt als intercedent, office assistent, officemanager, secretaresse of accountmanager, dan heb je al een mooie basis om te starten.
- Beheren en regisseren van (complexe) agenda’s
- Verrichten van reguliere secretariële werkzaamheden: telefoonverkeer, verzorgen van correspondentie, aanleveren vergaderstukken, postverwerking, (digitaal) archiefbeheer, documentregistratie, invoeren declaraties, etc.
- In goede banen leiden en selecteren van alle correspondentie, per post en voornamelijk per e-mail.
- Bewaken van actiepunten
- Organiseren, voorbereiden en notuleren van de vergaderingen van het bestuur (wekelijks, geen uitgebreide verslagen maar actiepunten en eventueel korte verslaglegging)
- Organiseren van diverse evenementen in overleg met de collega’s op het bestuurssecretariaat
- Actief onderhouden van contacten op verschillende afdelingen binnen de organisatie
- Leveren van een constructieve bijdrage aan het bestuurssecretariaat op basis van optimale samenwerking en wederzijdse ondersteuning
