Voor deze rol van Office Manager is het belangrijk dat je de Engelse taal zeer goed beheerst in woord en geschrift. Onze opdrachtgever spreekt geen Nederlands en heeft ook geen Nederlandstalige ondersteuning vanuit het hoofdkantoor. Omdat een gedeelte nog moet worden opgezet, komen er o.a. veel Nederlandse documenten voorbij. Daarnaast ondersteun je, met name op administratief vlak, op de gebieden inkoop, sales, finance en HR. Je bent dus niet alleen verantwoordelijk voor de taken die je als Office Manager verwacht te hebben en dit maakt het een zeer afwisselende rol.
Je werkzaamheden zijn onder andere:
- Agendabeheer
- Voorbereiding en deelname aan vergaderingen
- Het (soms) vertalen van documenten, brieven en aanvragen (Ned-Eng v.v.)
- Het schrijven van brieven
- Beantwoorden van de telefoon en e-mail
- Aanvragen van officiële documenten en helpen bij het vertalen, o.a. vergunningen bij de gemeente en contracten
- Administratieve taken m.b.t. inkoop, sales, finance en HR, denk bijvoorbeeld aan: offertes opstellen, inkoopfacturen verwerken, verwerken van vakantiedagen en verzuim, betalingen verzorgen, kas beheren.
- Boeken van reizen
- Licht administratieve werkzaamheden (archiveren, inscannen, inbinden van documenten)
