Onze opdrachtgever is een internationaal bedrijf in de omgeving Leiden. De functie is voor 40 uur, maar minder uur is eventueel bespreekbaar mits er ruime ervaring is opgedaan (minimaal 32 uur per week).
Hieronder vind je een greep uit je werkzaamheden:
- Ondersteunen van de directie en het MT
- Rapportages opstellen
- Complex agendabeheer
- Het zorgdragen voor een optimale procesgang van alle secretariële-, administratieve en organisatorische zaken
- Je bent verantwoordelijk voor alle inkomende en uitgaande correspondentie (telefoon, email, post etc)
- Notuleren (dit zal in het Nederlands en Engels zijn)
- Aanleveren van vergaderstukken en actiepuntenlijsten
- Het organiseren en reserveren van vergaderingen (uitnodigingen versturen, vergaderruimtes reserveren intern en extern, registreren van bezoekers, het verzorgen van alle materialen, catering e.d.)
- Presentaties voorbereiden en aanleveren
- Ontvangen van bezoekers, leveranciers en externe relaties
- Coördineren en bewaken van lopende processen
- Boeken van o.a. hotels, vliegtickets
- Digitaliseren en archiveren
- Ad hoc zaken
- Facilitaire werkzaamheden (voorraadbeheer, bloemen bestellen, kaartjes versturen, verjaardaglijst bijhouden)
- Overige administratieve werkzaamheden
