Ben jij een ervaren Management Assistent en wil je minimaal 24 uur werken bij een internationale organisatie waarvan het hoofdkantoor in Leiden is gevestigd? Je gaat niet zoals gebruikelijk binnen de organisatie voor 1 manager werken, maar voor meerdere afdelingen. Je gaat het secretariaat ondersteunen en de afdelingen marketing & communicatie en facilitair. Het maandsalaris voor deze functie ligt rond de € 3.000,- bruto op basis van een fulltime werkweek. Kun jij op korte termijn 3 dagen per week werken en vind jij het leuk werk naar je toe te trekken? Neem dan direct contact met ons op: 071-5144143.

Een greep uit taken die er nu al voor de Management Assistent zijn:

• Afspraken inplannen en agenda beheer
• Ontvangen van bezoekers
• Bij afwezigheid van de facilitair manager neem jij bij storingen contact op met de juisten bedrijven en wijs je bijvoorbeeld een monteur de weg
• Handboeken opzetten en bijhouden. Voor de ene afdeling is het al aanwezig en kunnen wijzigingen bijgewerkt worden, voor de andere afdelingen ga je de handboeken meer vorm geven
• Controleren of er van alle medewerkers in alle landen de juiste geheimhoudingsverklaringen aanwezig zijn
• Wanneer je een secretaresse vervangt tijdens een vakantie dan ben je bij vergaderingen aanwezig voor het bijhouden van de actielijsten
• De afdeling marketing en communicatie ondersteun je bij de implementatie van het social mediabeleid, je plaatst berichten en artikelen op het intranet en verzamelt interessante weetjes van de diverse afdelingen voor plaatsing op social media
• Van de diverse afdelingen verzamel je de FAQ en antwoorden en zorg je ervoor dat dit op de website geplaatst kan worden
• Wanneer er weer veel meer medewerkers op kantoor kunnen gaan werken ga je een bureau boekingssysteem bijhouden en zul je ook ondersteuning geven bij de organisatie van diverse vergaderingen

• Hbo werk- en denkniveau
• Minimaal 7 jaar werkervaring als bijvoorbeeld office manager met secretariële taken, directiesecretaresse of management assistente
• Zeer goed overweg kunnen met het Office pakket
• De beheersing van de Nederlandse- en Engelse taal is uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk
• Je bent assertief, communicatief sterk en doortastend