Voor een internationale opdrachtgever met vestigingen in Den Haag en Utrecht zoeken we een zeer ervaren Management Assistant 3 dagen pw. In de eerste instantie is deze opdracht voor een jaar, met kans op verlenging. Ben jij gewend om tweetalig te werken en ben je een zeer ervaren Management Assistant? Dan is deze baan iets voor jou!

Als Management Assistant ga je het volgende takenpakket uitvoeren:

• Je bent het aanspreekpunt voor de gasten
• Jouw houding richting collega's en klanten is zeer pro actief en betrokken
• Op een professionele en effectieve manier zorg jij voor de communicatie zowel intern als extern
• In jouw werkzaamheden bied je administratieve en secretariële ondersteuning, dit doe je zelf zeer pro actief en discreet, of je zorgt dat de juiste collega dit afhandelt
• Je behandelt voor het management team al het telefoon- en emailverkeer, ook verzorg en documenteer je alle inkomende en uitgaande correspondentie
• Soms onderhandel je over prijsafspraken met hotels en vervoersbedrijven
• Het plannen en verzorgen van afspraken en contracten
• Je verwerkt alle notulen, notities en brieven
• Complex agendabeheer
• Voorbereiden en verzorgen van vergaderstukken en het benodigde presentatie materiaal
• In alle documenten zorg je dat de huisstijl behouden blijft
• Je plant, update en monitort de wekelijkse én maandelijkse actielijsten, activiteiten en planning
• Je boekt volledige dienstreizen
• Declaratie rapportages verwerken
• Zorgen dat huidige procedures goed verlopen en initiatief nemen om processen te verbeteren
• Je bent het aanspreekpunt voor verschillende activiteiten en cursussen binnen het bedrijf
• Als ervaren Management Assistant help je minder ervaren collega's en neem je de leiding

• Je hebt ten minste 5 jaar ervaring als Management Assistant, Directie Secretaresse, Secretaresse of Office Manager
• Als persoon ben je zeer proactief en netjes bij het ondersteunen van het team en je hebt perfecte communicatieve vaardigheden
• Het werken in een internationale omgeving is jou niet vreemd
• Je bent zeer ervaren met het Office pakket
• Je hebt een positieve instelling en je hebt hart voor het team
• Jij kan presteren onder druk en goed multitasken
• De Nederlandse en Engelse taal beheers jij uitstekend, zowel in woord als geschrift
• Goed en discreet kunnen omgaan met vertrouwelijke informatie
• Je bent beschikbaar voor 24 uur per week en je bent bereid te reizen met het openbaar vervoer naar Den Haag en Utrecht (je gaat op beide locaties werken)