Voor een non-profit organisatie in de regio Leiden zijn wij op zoek naar een ervaren Secretaresse die minimaal 20 uur per week kan werken. De Secretaresse die wij zoeken gaat graag aan de slag in een solistische rol, daarom is het belangrijk om al ruime ervaring te hebben in een soortgelijke functie. Daarnaast ben je niet bang om verantwoordelijkheid te nemen en vind je het leuk om te leren in een complexe organisatie.

Administratieve en secretariële ondersteuning van de directie:

• Verzorgt correspondentie, werkt verslagen uit en beheert de diverse agenda's.
• Bereidt vergaderingen voor (stukken, planning, ruimtereservering d.d.) en notuleert vergaderingen.
• Verwerkt en bewaakt actiepunten die uit de vergaderingen voortgekomen zijn.
• Ontvangt bezoekers en beantwoordt inkomende telefoontjes/e-mail.
• Selecteert welke telefoongesprekken/e-mails door de directie beantwoord dienen te worden en fungeert hierbij als “sluis”.
• Is verantwoordelijk voor archivering van stukken.
• Registreert en verdeelt de inkomende en uitgaande post.
• Beheert kantoorvoorraden.

• Opleiding op mbo-niveau, aangevuld met secretariële opleiding
• Ruime praktijkervaring als directiesecretaresse, bestuurssecretaresse, management assistent, secretaresse
• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid: m.b.t. notuleren, verzorgen van correspondentie, opstellen van brieven, rapporteren en het verwerken van gegevens
• Kennis van en vaardig in het gebruik van MS-Office
• Ervaring in een soortgelijke functie
• Zelfstandig: dagelijkse problemen, die vallen binnen het kader van de functie, worden zo veel mogelijk zelfstandig opgelost
• Goed met vertrouwelijke infromatie om kunnen gaan