Onze website maakt gebruik van cookies. Deze hebben wij volledig geanonimiseerd. Door verder gebruik te maken van deze website ga je hiermee akkoord. Lees meer.
Sluit
 

Vacatures Secretarieel

 

Online inschrijven


 

Secretaresse Bestuursbureau parttime

22-03-2019
Deze vacature is reeds vervuld.
Type:Vaste baan
Uren:20
Looptijd:
Plaats:Leiden
Bedrijfsprofiel:Onderwijsinstelling
Vestiging:Uitzendbureau Leiden
Functieomschrijving
Voor een onderwijsinstelling in de regio Leiden zoeken wij een Secretaresse Bestuursbureau parttime die ondersteuning biedt aan het College van Bestuur en de Raad van Toezicht. Daarnaast is het mogelijk om een aantal taken op het gebied van communicatie op te pakken (social media opzetten, beheren, employer branding, website). Het betreft een functie van 20-24 uur, afhankelijk van of iemand het stuk communicatie gaat oppakken.

In deze functie werk je samen met de andere parttime Secretaresse Bestuursbureau en ben je onderdeel van een klein team. De setting is informeel, sociaal en onze opdrachtgever zoekt iemand voor de lange termijn.

Een kort overzicht van de taken:
  • Agendabeheer voor de bestuursleden
  • Bewaken van de voortgang en kwaliteit van administratief/organisatorische voorbereiding van vergaderingen en andere bijeenkomsten en zorg dragen voor de verslaglegging
  • Coördineren van informatiestroom en managementinformatie ten behoeve van het Bestuur en de Raad van Toezicht
  • Uitzetten en bewaken van de uit de besluitvormingsprocessen voortvloeiende acties
  • Zorg dragen voor het doorgeleiden van besluiten naar de betreffende geleding(en) binnen de organisatie
  • Secretariële en organisatorische ondersteuning bieden bij de totstandkoming van beleidsnotities
  • Veelvuldig onderhouden van contacten met externe relaties (inplannen van afspraken, agenda opstellen en vergaderstukken voorbereiden)
  • Overige administratieve werkzaamheden, ook voor andere stafleden
Vereisten
De Secretaresse Bestuursbureau parttime die wij zoeken voldoet aan het volgende profiel:
  • Minimaal HBO/HBO+ werk- en denkniveau
  • Ruime werkervaring in de rol van management assistent, office manager, office assistant, secretarieel medewerker, medewerker communicatie, secretaresse, etc.
  • Ruime ervaring in het plannen van afspraken voor mensen drukke agenda's
  • Ervaring met notuleren (volledige verslag legging en daar zelf de actielijsten uit samenstellen)
  • Goed kunnen plannen, onder druk kunnen werken met deadlines
  • Zowel zelfstandig als in een team kunnen werken en proactief
  • Goede coördinerende en organisatorische vaardigheden
  • Stevig in je schoenen staan
  • Nuchter
  • Je weet van aanpakken
  • Oplossingsgericht

Je werkdagen zijn de maandag en dinsdag hele dagen en de woensdagochtend (dit is niet bespreekbaar).

Heb je geen achtergrond als Secretaresse Bestuursbureau, maar meer in de richting communicatie en kun je onderbouwen dat je de andere taken snel kunt oppakken of daar vergelijkbare ervaring in hebt? Dan vragen wij je ook te reageren op deze functie!
 
 

Laatst bekeken