In deze functie voor 32 uur, ondersteun je de directeur met zowel interne- als externe processen.
- Je bent de directie assistent voor de directeur
- Afhandelen van telefoongesprekken voor de directeur met daarbij overzicht houden qua prioriteiten
- Beheren van de agenda, waarbij je regelmatig overleg hebt met secretaresses van andere organisaties om vergaderingen en bijeenkomsten op een efficiënte manier te plannen.
- Vergaderingen voorbereiden, zoals agendapunten opmaken, uitnodigingen en notulen versturen. Zorgen dat je de juiste informatie van de diverse deelnemers aan de vergadering hebt ontvangen.
- Er zijn diverse vergadering : Managementteam vergaderingen, Bestuursvergaderingen en OR
- Vergaderingen notuleren per laptop. Er zijn diverse vergadering waarbij de één wat formeler is dan de ander
- Per mail en telefonisch contact onderhouden met diverse klanten, leveranciers en branche organisaties
- Betrokken bij interne - en externe processen en projecten.
- Beleidsstukken uitwerken
- Regelmatig direct en indirect contact met je collega's van diverse afdelingen
- Een enkele keer per jaar een externe bijeenkomst regelen samen met de marketing afdeling.
- Overleg met de directeur over dagelijkse prioriteiten en werkzaamheden op langere termijn
De sfeer intern is informeel en collegiaal, maar als Directie Assistente, heb je de communicatieve gave om goed aan te voelen hoe je zakelijke contacten moet onderhouden.
