Ben jij iemand die het een uitdaging vindt om ervoor te zorgen dat alle reisschema’s goed op elkaar aansluiten en dat alle vergaderingen weer op de juiste locaties zijn ingepland? Dan is deze functie als Office Manager waarbij je heel veel moet regelen iets voor jou!

Voor een snel groeiende internationale organisatie in Leiden zijn wij op zoek naar een Office Manager voor 40 uur in de week. Je fungeert als spin in het web samen met 2 andere office managers, samen met hen ontzorg je de hele organisatie.

De Office Manager zal de volgende taken uitvoeren:

• Voor je collega’s die op verschillende vestigingen in Europa werken plan je meetings in binnen- en buitenland. Dit kunnen eenvoudige reizen zijn, maar ook meerdaagse trips met diverse vervoersmiddelen en hotelovernachtingen. De reisschema’s kunnen kort van te voren wijzigen en dan aan jou de taak er voor te zorgen dat iedereen op tijd op de juiste locatie kan zijn!
• Je beheert de vergaderruimtes en draagt de verantwoordelijkheid voor het inplannen en boeken van externe locaties
• Voor de diverse meetings regel je daar waar nodig ook de catering
• Verzorgen van de post en opstellen van brieven
• Opstellen van diverse rapportages, waarbij je zelf bij diverse afdelingen informatie verzamelt
• Voor het MT stel je maandelijks de declaratieoverzichten op voor de uitgaven tijdens de dienstreizen
• Je controleert facturen aan de hand van gemaakte afspraken, contracten of inkooporders
• Het plaatsen van diverse bestellingen

• HBO werk -denkniveau
• Minimaal 5 jaar relevante werkervaring in een internationale organisatie als office assistant, management assistent, officemanager, personal assistant of executive assistant. Het boeken van reizen is een groot deel van je takenpakket geweest!
• Beschikbaar voor 40 uur per week, 32 uur is eventueel bespreekbaar
• Vloeiende beheersing van de Nederlandse- en Engelse taal in woord en geschrift
• Je kunt zelfstandig werken
• Stressbestendig en snel kunnen schakelen
• Je bent pro-actief en maakt de werkzaamheden je snel eigen