De functie kan ingevuld worden door een Zzp'er die in een aantal maanden, naast de taken als Directiesecretaresse, alle procedures doorloopt, handboeken schrijft en iedereen begeleidt in de nieuwe manier van werken. De functie kan ook voor een langere periode doorlopen. Dan zal het in het begin een uitdaging zijn om alles goed op de rit te krijgen en daarna kun je als onderdeel van de organisatie blijven werken als Directie Secretaresse.
Doel van de opdracht: alle administratieve procedures en de directie ondersteuning binnen de organisatie beter af te stemmen op de huidige bezetting.
- Je plant de afspraken in en zorgt voor de uitnodigingen voor alle externen
- Je regelt de vergaderlocatie, de catering, zorgt ervoor dat iedereen alle documenten op tijd ontvangt
- Je notuleert en houdt de actielijst bij
- De directeur heeft veel afspraken en vergaderingen buiten de deur. Het is jouw taak ervoor te zorgen dat alles soepel verloopt: je plant de afspraken goed in en zorgt ervoor dat alles klaar ligt qua stukken
- Beantwoorden van email en telefoon
- Aansturen secretariaat / administratie en de receptie
- Alle werkzaamheden en bestaande procedures in kaart brengen en op basis hiervan een efficiëntieslag doorvoeren
- Secretariaat, administratie en receptie begeleiden in de nieuwe manier van werken.
