Functieomschrijving
Vind jij het een uitdaging om in korte tijd de onmisbare rechterhand van de directeur te worden? Voor een groeiende commerciële organisatie in Leiden zoeken wij een Directiesecretaresse / Management Assistent die goed weet door te pakken. Iemand die het een uitdaging vindt de management ondersteuning goed neer te zetten zodat het bedrijf de komende jaren weer verder kan groeien.

De functie kan ingevuld worden door een Zzp'er die in een aantal maanden, naast de taken als Directiesecretaresse, alle procedures doorloopt, handboeken schrijft en iedereen begeleidt in de nieuwe manier van werken. De functie kan ook voor een langere periode doorlopen. Dan zal het in het begin een uitdaging zijn om alles goed op de rit te krijgen en daarna kun je als onderdeel van de organisatie blijven werken als Directie Secretaresse.

Doel van de opdracht: alle administratieve procedures en de directie ondersteuning binnen de organisatie beter af te stemmen op de huidige bezetting.

• Je plant de afspraken in en zorgt voor de uitnodigingen voor alle externen
• Je regelt de vergaderlocatie, de catering, zorgt ervoor dat iedereen alle documenten op tijd ontvangt
• Je notuleert en houdt de actielijst bij
• De directeur heeft veel afspraken en vergaderingen buiten de deur. Het is jouw taak ervoor te zorgen dat alles soepel verloopt: je plant de afspraken goed in en zorgt ervoor dat alles klaar ligt qua stukken
• Beantwoorden van email en telefoon
• Aansturen secretariaat / administratie en de receptie
• Alle werkzaamheden en bestaande procedures in kaart brengen en op basis hiervan een efficiëntieslag doorvoeren
• Secretariaat, administratie en receptie begeleiden in de nieuwe manier van werken.

Vereisten
Voor deze opdracht zoeken wij kandidaten die zich in onderstaand profiel herkennen:

• Minimaal hbo werk- en denkniveau
• Meerdere jaren werkervaring als Management assistent, Secretaresse, Office Manager binnen een middelgrote commerciële organisatie
• Ruime ervaring met complex agendabeheer
• Ervaring met notuleren van uitgebreide vergaderingen
• Ervaring met digitaliseringsprojecten
• Zeer goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal
• Goed kunnen plannen, onder druk kunnen werken met deadlines
• Zelfstandig kunnen werken en proactief
• Goede coördinerende en organisatorische vaardigheden
• Stevig in je schoenen staan
• Je weet van aanpakken
• Oplossingsgericht