In de functie van directiesecretaresse ondersteun je de directie en ben je werkzaam met een veelzijdig takenpakket. Onze opdrachtgever is op zoek naar een pittige kandidaat voor dit brede takenpakket:

Wil je werken in een handelsorganisatie met internationale contacten en met een no nonsens mentaliteit?

• Complex agendabeheer van de directeur
• Afhandelen van telefoongesprekken voor de directeur en daarbij het overzicht houden qua prioriteiten
• Gevraagd en ongevraagd advies geven aan de directie als sparringspartner
• Zorgen voor een goed time management en een planning van de werkzaamheden
• Hoofdzaken en bijzaken kunnen scheiden
• Bij houden- en afhandeling van inkomende en uitgaande correspondentie in het Nederlands en Engels
• Planning en organisatie van vergaderingen en meetings
• Notuleren van vergaderingen
• Vergaderingen voorbereiden, zoals agendapunten opmaken, uitnodigingen en notulen versturen. Zorgen dat je de juiste informatie van de diverse deelnemers aan de vergadering hebt ontvangen.
• Organisatie van feesten en partijen, zoals personeelsfeesten en een feest omtrent een jubileum
• Het ontvangen van internationale gasten
• Regelmatig direct- en indirect contact met je collega's van diverse afdelingen om te weten wat er binnen de organisatie speelt.

• MBO / HBO werk- en denkniveau
• Bij voorkeur een afgeronde opleiding in de richting van secretariaat
• Minimaal een aantal jaar ervaring als secretaresse, directiesecretaresse, management assistent of office manager
• Ervaring in een soortgelijke functie binnen een commerciële internationale handelsorganisatie
• Discreet met informatie om kunnen gaan
• Het overzicht kunnen behouden
• Een vooruitziende blik
• Positief ingesteld
• Snel schakelen
• Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift
• Goede kennis van MS Office
• In bezit van rijbewijs en eigen vervoer in verband met de bereikbaarheid