Voor een zorginstelling in de regio Leiden zijn wij op zoek naar een ervaren Directiesecretaresse, die op korte termijn beschikbaar is voor 24 uur per week. De Directiesecretaresse die wij zoeken gaat graag aan de slag met complexe agenda’s en het voorbereiden van vergaderingen. Daarnaast ben je niet bang om verantwoordelijkheid te nemen en vind je het leuk om gasten voor de directie te ontvangen.

Wat zijn de taken van een Directiesecretaresse?

• Verzorgen van de correspondentie, uitwerken van verslagen en het beheren van de complexe agenda’s
• Voorbereiden van vergaderingen (stukken, planning, ruimtereservering d.d.)
• Notuleren van de vergaderingen en andere voorkomende besprekingen
• Verwerken en bewaken van de actiepunten die uit de vergaderingen voortgekomen zijn
• Ontvangen van bezoekers en beantwoorden van telefoon- en mailverkeer voor de directie
• Verantwoordelijk voor archivering van stukken
• Registreren en verdelen van de inkomende en uitgaande post
• Beheren van kantoor voorraden
• Verzorgen van relatiegeschenken

• MBO+ werk- en denkniveau, aangevuld met een secretariële opleiding
• Je hebt relevante werkervaring in een soortgelijke functie als directiesecretaresse, bestuurssecretaresse, management assistent of secretaresse.
• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid: m.b.t. notuleren, verzorgen van correspondentie, opstellen van brieven, rapporteren en het verwerken van gegevens
• Zeer goede communicatieve vaardigheden
• Ruime ervaring met notuleren in het Nederlands
• Kennis van en vaardig in het gebruik van MS-Office
• Zelfstandig, pro actief en een aanpakkersmentaliteit